Разобрать почту с нейросетью: важное, ответы, черновики

В почте 140 непрочитанных. Рассылки магазинов, уведомления, письмо из школы, письмо от заказчика, которое ты открыла неделю назад и забыла ответить. Каждый раз, когда заходишь, хочется закрыть.

Нейросеть помогает разгрести за один вечер и потом держать порядок. Она отделит важное от шума, перескажет длинное письмо в трёх строках и напишет черновик ответа твоими словами. Отправляешь ты сама, всегда. Этот урок про то, как сделать это без того, чтобы вся твоя переписка утекла куда не надо.

Что получишь

• почту, разобранную на «ответить», «прочитать», «можно удалить»
• пересказ длинных писем в двух-трёх строках
• черновики ответов, которые звучат как ты
• правило на каждый день: 15 минут, и почта под контролем

Сначала про личное

В письмах много чужих данных: имена, телефоны, адреса, номера договоров, иногда паспортные данные. Прежде чем вставлять письмо в чат:

• удали подписи с телефонами и адресами
• имена замени на «заказчик», «учитель», «бухгалтер»
• номера договоров, счетов, паспортов не вставляй никогда
• письма из банка, от врача, от юриста в нейросеть лучше не отправлять вовсе

И ещё одно правило: нейросеть ничего не отправляет. Даже если какой-то сервис предлагает «подключить почту», в этом уроке мы так не делаем. Черновик ты копируешь, читаешь и отправляешь сама из своей почты.

Что нужно до старта

• Алиса AI на alice.yandex.ru, по справке Яндекса чат бесплатный (справка Алисы)
• или ГигаЧат на giga.chat, по справке бесплатно (справка ГигаЧата)
• компьютер: с почтой удобнее работать на большом экране
• час на первый разбор, дальше по 15 минут

Шаги

Шаг 1. Разгрести рассылки руками

Это нейросеть не нужна. Большую часть непрочитанного обычно занимают рассылки. В почте найди письма от магазина, выдели все разом и удали или отпишись: в конце каждой рассылки внизу есть ссылка «Отписаться». Пять минут, и из 140 остаётся 30.

Шаг 2. Список того, что осталось

Не вставляй письма целиком. Сначала только список: от кого (роль вместо имени) и тема.

Вот список писем в моей почте: от кого и тема. Помоги разобрать.
Разложи на три группы:
1. ответить (кто-то ждёт от меня ответа или действия)
2. прочитать (важно знать, но отвечать не надо)
3. можно удалить или в архив
Внутри первой группы расставь по срочности: где есть срок или где ждут дольше всего.

[список: «учитель - собрание в четверг», «заказчик - правки по макету», «магазин - скидки», ...]

Шаг 3. Длинное письмо в трёх строках

Для писем из группы «прочитать», которые длинные и запутанные. Убери личное (см. выше) и вставь:

Перескажи это письмо в 3 строках: что хотят, к какому сроку, что от меня нужно.
Если что-то в письме неясно, отдельно напиши, что уточнить.

[текст письма]

Шаг 4. Черновик ответа

Для писем из группы «ответить»:

Вот письмо, на которое мне нужно ответить. Личные данные я убрала.
[текст письма]

Что я хочу ответить: [своими словами, как получится: «правки внесу до пятницы, но второй пункт не сделаю, это не входило в договорённость»]
Тон: [вежливо, но твёрдо / тепло / коротко и по делу]

Напиши черновик ответа. Коротко, без канцелярита и без «Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии».
Ничего не обещай за меня сверх того, что я написала.

Последняя строка обязательна. Нейросеть любит щедро пообещать «сделаем в кратчайшие сроки» и «учтём все пожелания».

Прочитай черновик. Поменяй то, что звучит не как ты. Скопируй в свою почту, верни туда имена, проверь адресата и только тогда отправляй.

Шаг 5. Свой образец тона

Чтобы черновики звучали как ты, покажи нейросети пару своих настоящих писем (без личных данных):

Вот два моих письма, которыми я довольна. Посмотри, как я пишу: длина, обращение, как начинаю и заканчиваю.
Дальше пиши черновики в таком же стиле.
[письмо 1]
[письмо 2]

Шаг 6. 15 минут каждый день

Порядок держится, если разбирать понемногу. Утром или в обед:

1. рассылки сразу в удаление, не открывая
2. новые письма списком в чат, как в шаге 2
3. на два-три срочных черновики, отправить
4. остальное до завтра

Шаг 7. Шаблоны на частые письма

Есть письма, которые ты пишешь каждую неделю: «напоминаю об оплате», «подтверждаю запись», «спасибо, получила». Попроси один раз:

Я часто пишу такие письма: [список]. Сделай для каждого короткий шаблон на 2-4 строки в моём стиле, с местами для подстановки в квадратных скобках.

Сохрани шаблоны в заметки. Многие почтовые сервисы позволяют хранить шаблоны прямо в почте, поищи в настройках своей почты слово «шаблоны».

Где обычно ломается

Черновик длинный и официальный. Попроси: «Вдвое короче, как я пишу знакомому коллеге».

Нейросеть пообещала лишнее. Вычеркни. Всегда перечитывай обещания и сроки в черновике.

Случайно вставила письмо с личными данными. Удали этот чат в истории сервиса. Если там были паспортные данные или номер карты, подумай, не стоит ли предупредить того, чьи это данные.

Не понимаю, что важно. Скажи нейросети, что для тебя важно: «Важны письма от заказчиков и из школы, всё про скидки неважно».

Что дальше

Разбор почты это работа, которую Claude делает лучше, если помнит твой тон, твоих постоянных адресатов (ролями, без имён) и твои шаблоны. Это настраивается один раз, и дальше черновики выходят твоими с первого раза. Как, разбирается в курсе «Claude с нуля, 7 уроков»

Источники

1. https://alice.yandex.ru/support/ru/assistant/chat-alice
2. https://alice.yandex.ru/support/ru/assistant/chat/files
3. https://giga.chat/help

Ещё уроки