Бот записи клиентов: свободные окна, напоминание, отмена

У мастера, который работает по записи, телефон звонит в самый неудобный момент. Руки в работе, клиентка в кресле, а в мессенджере «а на четверг есть что-нибудь?». Ответишь через час, человек уже записался к другому. Не ответишь вовсе, он решит, что ты не берёшь. А вечером садишься разбирать переписки и сверять, кто на когда, и обязательно кого-то записываешь на занятое время.

Бот записи берёт на себя три вещи. Показывает свободные окна, чтобы человек выбрал сам. Напоминает накануне, чтобы не забыли. И даёт отменить или перенести без неловкого «простите, я не смогу». Ты видишь готовое расписание и занимаешься работой.

Этот урок для мастеров, кабинетов и всех, кто продаёт время: маникюр, массаж, стрижки, репетиторы, консультации, ремонт с выездом. Если тебе нужен планировщик для своих дел, он разобран в уроке по слову ПЛАНИРОВЩИК. Здесь про запись чужих людей к тебе.

Что получишь

• Правила записи на бумаге: какие услуги, сколько длятся, где перерывы, сколько окон в день
• Тексты всех сообщений бота: выбор услуги, выбор окна, подтверждение, напоминание, отмена
• Правила переноса и отмены, которые не обижают клиента и берегут твоё время
• Список проверок, который надо пройти до того, как дать ссылку клиентам

Что нужно до старта

• Твоё расписание: дни, часы, перерывы, выходные
• Список услуг с длительностью. Длительность честная, с уборкой и подготовкой после клиента
• Телеграм. Боты создаются через официальный бот Телеграма @BotFather, описание платформы на core.telegram.org/bots. Сторонние «помощники» для записи в этом уроке не советую: им уходят твои клиенты и их телефоны
• Нейросеть для текстов и правил. Из России без VPN и по-русски работают Алиса AI от Яндекса и ГигаЧат от Сбера, регистрация на официальных сайтах, условия смотри там на сегодня
• Место, где живёт расписание: таблица или календарь. Как собрать самого бота технически, разобрано в уроке по слову БОТ

Про телефоны клиентов

Бот записи почти всегда спрашивает имя и телефон, чтобы напомнить и связаться, если что-то поменялось. Это персональные данные, и на их обработку нужно согласие человека. Перед вопросом про телефон бот показывает короткую строчку о согласии и ссылку на политику обработки данных: кто ты, зачем берёшь номер, сколько хранишь, как удалить. Требования установлены законом, разъяснения публикует Роскомнадзор на rkn.gov.ru. Черновик нейросеть набросает, но сверяешь его сама по официальным материалам или с юристом. Списки клиентов с телефонами никому не передаёшь и в чужие сервисы «для рассылки» не загружаешь.

Шаги

1. Запиши правила, по которым ты работаешь

Это самый скучный шаг и самый главный. Бот будет делать ровно то, что ты сейчас запишешь. Если правила в голове, бот их не знает.

Открой Алису AI или ГигаЧат:

Я [мастер маникюра / массажист / репетитор], принимаю клиентов по записи. Хочу сделать бота записи в Телеграме. Помоги записать правила, по которым бот будет показывать свободное время.

Задай мне вопросы по одному списком:
- какие у меня услуги и сколько длится каждая с подготовкой,
- в какие дни и часы я работаю,
- нужен ли перерыв между клиентами и какой,
- можно ли записываться на сегодня или только заранее,
- насколько вперёд можно записаться,
- сколько клиентов максимум в день,
- есть ли услуги, на которые я записываю только сама, после разговора.

Ответы жди. Потом собери из них правила одним списком, короткими пунктами.

Последний вопрос про «только сама» спасает от неприятностей. Сложное окрашивание, первичная консультация, выезд на дальний адрес: такое бот показывает как «напишите мастеру», без выбора окна.

2. Проверь правила на сложных случаях

Вот мои правила записи: [вставь].

Придумай 8 ситуаций, где эти правила дадут сбой или окажутся непонятными. Например: человек хочет две услуги подряд, клиент записался и тут же хочет перенести, у меня внезапный выходной.

Для каждой ситуации скажи, как должен поступить бот, и какое правило мне дописать.

Половину ситуаций ты узнаешь из жизни. Допиши правила и только потом переходи к текстам.

3. Сообщения бота по порядку

Напиши тексты всех сообщений бота записи по моим правилам: [вставь].

Порядок:
1. Приветствие: кто я, что можно сделать (записаться, перенести, отменить), где я нахожусь.
2. Выбор услуги кнопками, у каждой длительность.
3. Выбор дня, потом выбор окна.
4. Имя и телефон, с строчкой о согласии на обработку данных и местом для ссылки на политику.
5. Подтверждение: услуга, день, время, адрес, как отменить.
6. Что делать, если свободных окон нет.

Коротко, на [ты/вы], без «рады приветствовать» и без восклицательных знаков.

Цены в бота ставишь сама, из своего прайса. Если нейросеть впишет свою цифру, вычеркни.

4. Свободные окна

Окно это кусок времени, куда влезает выбранная услуга с подготовкой. Бот считает его из твоего расписания и уже занятых записей. Простое правило: показываешь человеку только те окна, куда услуга точно помещается. Человек видит конкретные часы и выбирает кнопкой, общий «рабочий день» ему ничего не говорит.

Если ты собираешь бота сама, попроси нейросеть объяснить логику словами до того, как писать что-то в конструкторе:

Объясни простыми словами, как бот должен считать свободные окна по моим правилам: [вставь].

Покажи на примере одного дня: у меня записаны [два-три клиента со временем], человек выбирает услугу на [длительность]. Какие окна бот ему покажет и почему.

Пример с конкретным днём проверяешь руками на листочке. Если бот на бумаге показывает окно, куда ты сама бы не записала, правило неправильное.

5. Напоминание

Напоминание делается одно, иногда два. Чаще всего накануне и, если хочешь, за пару часов. Когда именно, решаешь ты по своим клиентам.

Напиши текст напоминания о записи. В нём:
- услуга, день, время, адрес,
- две кнопки: «Приду» и «Нужно перенести или отменить»,
- одна строчка, что делать, если опаздываешь.

Без давления и без «не забудьте!!!».

Кнопка «Приду» даёт тебе спокойствие: накануне видно, кто подтвердил, а кому стоит написать лично.

6. Отмена и перенос

Здесь решается, будут ли у тебя пустые окна. Если отменить сложно, человек просто не приходит. Если легко, он отменяет заранее, и окно успевает занять кто-то другой.

Помоги составить правила отмены и переноса для бота записи.

Мои условия: [например: отменить можно до определённого времени накануне; позже прошу написать лично; переносить можно один раз].

Напиши:
1. Текст правил для клиента, коротко и спокойно, без угроз.
2. Сообщения бота, когда человек отменяет вовремя, поздно и когда переносит.
3. Что бот пишет мне, когда кто-то отменил.

Когда кто-то отменил, освободившееся окно снова появляется у бота. Сообщение тебе нужно, чтобы ты знала об этом, а при желании написала тем, кто просил сообщить о свободном времени.

7. Где живёт расписание

Записи должны лежать в одном месте, которое видишь ты и видит бот. Если ты одновременно пишешь клиентов в тетрадку, а бот записывает в таблицу, через неделю будет двойная запись. Договорись с собой: всех, кто записался по телефону или лично, ты тоже вносишь туда же, куда пишет бот.

8. Проверка до запуска

Вот правила и тексты моего бота записи: [вставь].

Составь список проверок, которые я должна пройти сама, прежде чем дать ссылку клиентам. Минимум 12 пунктов. Каждый пункт: что сделать и что должно получиться.

В список обязательно попадёт: записаться самой, записаться на последнее окно дня, отменить, перенести, попробовать записаться на занятое время с двух телефонов сразу, проверить, пришло ли напоминание. Проходишь всё руками, а потом просишь двух знакомых записаться по-настоящему.

Где обычно ломается

Длительность услуги без подготовки. Записала маникюр на час, а с уборкой выходит больше, и к вечеру ты отстаёшь от графика. Длительность в боте всегда честная, с запасом.

Двойная запись. Бот записал человека, а ты в это же время записала кого-то по телефону и не внесла в общее расписание. Всё вносится в одно место, без исключений.

Отменить можно только звонком. Люди стесняются звонить и просто не приходят. Кнопка отмены в напоминании решает это.

Бот показывает окна на месяцы вперёд. Человек записывается, забывает и не приходит. Ограничь, насколько вперёд можно записаться, по своему опыту.

Внезапный выходной. Заболела, а бот продолжает записывать. Заранее продумай, как ты закрываешь день и что бот пишет тем, кто уже записан на этот день.

Мостик

Можно собрать по шагам выше: правила и тексты с нейросетью, бота по уроку БОТ. А можно отдать нам под ключ. Мы с дочерью Анастасией делаем ботов и сайты для дела, работаем в переписке без созвонов. На странице ии-вайбкодинг.рф/uslugi/ есть живое демо записи для мастера маникюра, фирма там вымышленная, цены для примера. Демо открывается по ссылке https://ии-вайбкодинг.рф/demo/manikyur/ , а рассказать про своего бота записи, можно голосовым, сюда: https://t.me/ketrin_priyom_bot?start=bot . Сумму и срок Катерина ответит в том же чате.

Источники

1. https://core.telegram.org/bots
2. https://rkn.gov.ru/
3. https://alice.yandex.ru/
4. https://giga.chat/

Ещё уроки